การจัดการข้อมูลผู้ติดต่อ (Contact description)
หลังจากที่มีการเชื่อมต่อบัญชีบริษัทในแต่ละ Channel กับระบบ Chatcone เรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการ
บันทึกข้อมูลผู้ติดต่อทันทีที่ผู้ติดต่อได้ทำการส่งข้อความในแชทหรือโต้ตอบกับบัญชีบริษัทในแต่ละ Channel เพื่อให้
ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูและติดตามข้อมูลของผู้ติดต่อแต่ละคนได้ โดยผู้ใช้งานสามารถกำหนดและตั้งค่าฟิลด์ข้อมูล
สำหรับใช้ในการบันทึกรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมของผู้ติดต่อ รวมถึงสามารถจัดกลุ่มข้อมูลของผู้ติดต่อเพื่อให้ง่ายต่อ
การบริหารจัดการได้ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. การตั้งค่าฟิลด์จัดเก็บข้อมูลผู้ติดต่อ (Contact fields)
ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าฟิลด์ข้อมูลสำหรับใช้ในการกรอกหรือจัดเก็บข้อมูลของผู้ติดต่อในเชิงลึก
เพื่อเป็นรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมของผู้ติดต่อที่สามารถติดตามและตรวจสอบได้ เช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์ติดต่อ อีเมล
เป็นต้น โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
-การสร้างฟิลด์
ผู้ใช้งานสามารถสร้างฟิลด์สำหรับกรอกหรือจัดเก็บข้อมูลของผู้ติดต่อได้ โดยสามารถ
ดำเนินการได้ดังลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิก ตั้งค่า ที่แถบเมนูด้านบน
2) คลิกเมนูย่อย “Contact field”
3) คลิกปุ่ม +Create Field
4) ระบบแสดงหน้าจอ Create contact field
5) กรอก “Field name”
6) เลือก “Field type”
7) กำหนดสิทธิ์ในการมองเห็นฟิลด์ข้อมูลของผู้ใช้งานในแต่ละบทบาท โดยแบ่งออกเป็น
– Read and write : สามารถมองเห็นและแก้ไขข้อมูลในฟิลด์ได้
– Read only : สามารถมองเห็นฟิลด์ข้อมูล แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในฟิลด์ได้
– Hide : ไม่สามารถมองเห็นฟิลด์ข้อมูลได้
8) กำหนดสิทธิ์ในการมองเห็นฟิลด์ข้อมูลของผู้ใช้งานในแต่ละบทบาท หลังจากที่ผู้ติดต่อ
ได้ทำการยืนยันตัวตนแล้ว โดยจะสามารถกำหนดสิทธิ์ในส่วนนี้ได้ก็ต่อเมื่อเปิดใช้งาน
API ส่วน Verification เรียบร้อยแล้ว โดยแบ่งออกเป็น
– Read and write : หลังจากผู้ติดต่อ Verified สามารถมองเห็นและแก้ไขข้อมูลใน
ฟิลด์ได้
– Read only : หลังจากผู้ติดต่อ Verified สามารถมองเห็นฟิลด์ข้อมูล แต่ไม่
สามารถแก้ไขข้อมูลในฟิลด์ได้
– Hide : หลังจากผู้ติดต่อ Verified ไม่สามารถมองเห็นฟิลด์ข้อมูลได้
9) คลิกปุ่ม Save
-การกำหนดลำดับในการแสดงผลฟิลด์
ผู้ใช้งานสามารถกำหนดลำดับในการแสดงผลฟิลด์ได้ ซึ่งการแสดงผลฟิลด์ข้อมูลผู้ติดต่อที่
หน้าจอเมนู Live chats (แถบขวา) ของผู้ติดต่อทุกคนจะแสดงผลตามล าดับที่กำหนด โดยสามารถดำเนินการได้ดัง
ลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิก ตั้งค่า ที่แถบเมนูด้านบน
2) คลิกเมนูย่อย “Contact field”
3) คลิกปุ่ม รายการฟิลด์ที่ต้องการค้างไว้และลากปรับลำดับการแสดงผล
4) ระบบจะปรับการแสดงผลฟิลด์ในหน้าจอเมนู Live chats ของผู้ติดต่อทุกคนตามลำดับ
ที่กำหนด
-การแก้ไขฟิลด์
ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขชื่อฟิลด์ ประเภทฟิลด์และสิทธิ์การมองเห็นหรือจัดการฟิลด์ของ
แต่ละบทบาทได้ โดยสามารถดำเนินการได้ดังลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิก ตั้งค่า ที่แถบเมนูด้านบน
2) คลิกเมนูย่อย “Contact field”
3) คลิกปุ่ม Edit ที่รายการฟิลด์ที่ต้องการแก้ไข
4) ระบบแสดงหน้าจอ Edit contact field
5) ระบุข้อมูลฟิลด์ที่ต้องการแก้ไข
6) คลิกปุ่ม Save
หมายเหตุ : ผู้ใช้งานสามารถแก้ไข “API name” (เบื้องต้นระบบจะก าหนด API name ที่
ถูกสร้างขึ้นให้อัตโนมัติ) ส าหรับใช้ในการเชื่อมต่อข้อมูล API เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบภายนอกมาแสดงผลที่ระบบ
Chatcone ได้
-การลบฟิลด์
ผู้ใช้งานสามารถลบฟิลด์ข้อมูลที่ระบบไม่ได้สร้างให้ได้ (ฟิลด์ข้อมูลตั้งต้นที่ระบบสร้างให้ จะ
ไม่สามารถลบได้ แต่ปิดการใช้งานเพื่อไม่ให้แสดงผลได้) โดยสามารถดeเนินการได้ดังลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิก ตั้งค่า ที่แถบเมนูด้านบน
2) คลิกเมนูย่อย “Contact field”
3) คลิกปุ่ม ถังขยะ ที่รายการฟิลด์ที่ต้องการลบ
4) ระบบแสดงหน้าต่างยืนยันการลบฟิลด์
5) คลิกปุ่ม confirm
2. การเรียกดูข้อมูลผู้ติดต่อ
ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องบัญชีบริษัทในแต่ละ Channel ที่เชื่อมต่อ
กับระบบ Chatcone รวมถึงเรียกดูข้อมูลการแชทและรายละเอียดข้อมูลของผู้ติดต่อได้ โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
-รายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด
ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดที่ได้มีการโต้ตอบกับบัญชีบริษัทในแต่ละ
Channel ที่เชื่อมต่อกับระบบ Chatcone ได้โดยสามารถเรียกดูได้ที่เมนู Contacts ซึ่งระบบจะแสดงรายชื่อผู้ติดต่อ
โดยเรียงตามรายการที่เพิ่มข้อมูลล่าสุดไปยังรายการเก่าที่สุด
ผู้ใช้งานสามารถกำหนดคอลัมน์ที่ต้องการให้แสดงผลข้อมูลของผู้ติดต่อ โดยการคลิกที่ปุ่ม
เพื่อเลือกคอลัมน์ที่ต้องการให้แสดงผลในตารางได้
โดยผู้ใช้งานสามารถค้นหารายชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการได้โดยการระบุ
– Display name
– Channel
– User tag
หมายเหตุ :
– ผู้ติดต่อที่ทำการบล็อคบัญชีบริษัท ระบบจะแสดง Tag “Blocked” ที่คอลัมน์
“Display name”
– คอลัมน์ที่สามารถเลือกให้แสดงผลในตารางได้ จะเป็นข้อมูล Contact field ที่มี
สถานะเป็น Active เท่านั้น
-ข้อมูลแชทและรายละเอียดข้อมูลผู้ติดต่อ
ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูข้อมูลแชทและรายละเอียดข้อมูลผู้ติดต่อได้ 2 วิธี ได้แก่
1) คลิกที่รายชื่อผู้ติดต่อที่หน้าจอเมนู Contacts เพื่อเรียกดูรายละเอียดข้อมูลของผู้
ติดต่อ รวมถึงสามารถคลิกปุ่ม เพื่อเข้าถึงหน้าแชทของผู้ติดต่อได้
2) คลิกที่รายการแชทของผู้ติดต่อที่หน้าจอเมนู Live chats เพื่อเรียกดูข้อมูลแชทและ
รายละเอียดข้อมูลผู้ติดต่อ
3. การแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ
ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลของผู้ติดต่อได้โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้
-แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่เมนู Live chats
ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่เมนู Live chats ได้ โดยสามารถดำเนินการได้ดัง
ลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิกเมนู “Live chats”
2) คลิกรายการแชทของผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
3) แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่แถบแสดงข้อมูลติดต่อ (แถบขวา) โดยสามารถแก้ไขข้อมูลได้ดังนี้
– Display name : ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขชื่อ Display name ของผู้ติดต่อได้
– Contact description : ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลแต่ละฟิลด์ได้ตามสิทธิ์ที่
กำหนด โดยเมื่อทำการแก้ไขข้อมูลฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งแล้วให้ทำการคลิกบริเวณนอกพื้นที่ของฟิลด์ เพื่อให้ระบบทำการ
บันทึกข้อมูลการแก้ไขอัตโนมัติ (ระบบจะแสดงแจ้งเตือนการแก้ไขข้อมูลสำเร็จ)
– User tags : ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม และลบ Tag ตามสิทธิ์ที่กำหนด โดยการเพิ่ม
Tag สามารถเลือกได้จาก Tag ที่มีการสร้างไว้แล้ว หรือสร้าง Tag รายการใหม่ได้(Tag ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่จากหน้า Live
chats จะแสดงผลที่เมนู Settings / Tags เพื่อให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์จัดการ Tag สามารถบริหารจัดการต่อได้)
– Note : ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม Note เพื่อบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมของผู้ติดต่อได้
โดยสามารถแก้ไข และลบ Note ได้เฉพาะรายการ Note ที่ตนเองเป็นผู้สร้างเท่านั้น (ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เป็น Owner,
Admin และ Supervisor สามารถแก้ไขและลบ Note ของผู้ใช้งานอื่นได้)
– แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่เมนู Contacts
ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่เมนู Contacts ได้ โดยสามารถดำเนินการได้ดัง
ลำดับขั้นตอนต่อไปนี้
1) คลิกเมนู “Contacts”
2) คลิกรายชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
3) ระบบแสดงหน้าต่างแสดงข้อมูลผู้ติดต่อ
4) แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่แถบแสดงข้อมูลติดต่อ โดยสามารถแก้ไขข้อมูลได้ดังนี้
– Display name : ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขชื่อ Display name ของผู้ติดต่อได้
– Contact description : ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลแต่ละฟิลด์ได้ตามสิทธิ์ที่
กำหนด โดยเมื่อทำการแก้ไขข้อมูลฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งแล้วให้ทำการคลิกบริเวณนอกพื้นที่ของฟิลด์ เพื่อให้ระบบทำการ
บันทึกข้อมูลการแก้ไขอัตโนมัติ (ระบบจะแสดงแจ้งเตือนการแก้ไขข้อมูลสำเร็จ)
– User tags : ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม และลบ Tag ตามสิทธิ์ที่ก าหนด โดยการเพิ่ม
Tag สามารถเลือกได้จาก Tag ที่มีการสร้างไว้แล้ว หรือสร้าง Tag รายการใหม่ได้ (Tag ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่จากหน้า Live
chats จะแสดงผลที่เมนู Settings / Tags เพื่อให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์จัดการ Tag สามารถบริหารจัดการต่อได้)
– Note : ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม Note เพื่อบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมของผู้ติดต่อได้
โดยสามารถแก้ไข และลบ Note ได้เฉพาะรายการ Note ที่ตนเองเป็นผู้สร้างเท่านั้น (ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เป็น Owner,
Admin และ Supervisor สามารถแก้ไขและลบ Note ของผู้ใช้งานอื่นได้)